Die Bestellpflicht eines Datenschutzbeauftragten: Warum ein externer Datenschutzbeauftragter oft die beste Wahl ist

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet viele Unternehmen in Deutschland zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Dabei stellt sich für viele Verantwortliche die Frage: Soll diese Rolle intern besetzt oder ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden?

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wesentliche zur rechtlichen Grundlage der Bestellpflicht, welche Voraussetzungen ein Datenschutzbeauftragter erfüllen muss – und warum gerade der externe Datenschutzbeauftragte eine attraktive und oftmals auch wirtschaftlich sinnvolle Lösung darstellt.

Gemäß Artikel 37 DS-GVO in Verbindung mit § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) müssen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen zwingend einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dies ist unter anderem der Fall, wenn:

• mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind,

• besonders sensible Daten im Sinne des Art. 9 DS-GVO verarbeitet werden (z. B. Gesundheitsdaten),

• oder wenn die Kerntätigkeit des Unternehmens in der umfangreichen Überwachung von Personen oder der Verarbeitung personenbezogener Daten besteht.

Die Benennungspflicht betrifft damit nicht nur Großunternehmen, sondern auch viele mittelständische Betriebe und Organisationen im Gesundheits-, Bildungs- oder Dienstleistungsbereich.

Sobald ein Unternehmen unter die Benennungspflicht fällt, stellt sich die Frage: Soll ein interner oder ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden?

Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein Mitarbeiter des Unternehmens, der zusätzlich zu seinen bisherigen Aufgaben die Rolle des Datenschutzbeauftragten übernimmt. Dabei gilt:

• Er muss über umfassende datenschutzrechtliche und technische Kenntnisse verfügen.

• Ein Interessenkonflikt ist auszuschließen (z. B. keine Benennung von IT-Leitern oder Geschäftsführern).

• Es besteht ein besonderer Kündigungsschutz.

Diese Punkte machen die interne Besetzung für viele Unternehmen problematisch – nicht zuletzt wegen des Schulungsbedarfs, fehlender Ressourcen und der langfristigen Bindung.

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine qualifizierte, unabhängige Fachperson oder ein Dienstleister, der von außen beauftragt wird. Diese Option bietet zahlreiche Vorteile – sowohl wirtschaftlich als auch organisatorisch.

Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt in der Regel fundiertes juristisches, technisches und organisatorisches Know-how mit – und das bereits vom ersten Tag an. Er kennt sich nicht nur mit der DS-GVO und dem BDSG aus, sondern auch mit branchenspezifischen Anforderungen. Durch jahrelange Erfahrung in verschiedenen Projekten und Branchen kann er gezielt beraten und Risiken frühzeitig erkennen.

Externe Datenschutzbeauftragte betreuen meist mehrere Mandanten gleichzeitig. Dadurch profitieren Sie als Unternehmen von einem wertvollen Erfahrungsaustausch, etwa bei:

• Best Practices zur Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten,

• erfolgreichen Maßnahmen zur Datensicherheit,

• effizienten Vorgehensweisen bei Datenschutz-Folgenabschätzungen.

Diese Synergien sorgen für eine höhere Qualität bei geringeren Kosten – ein echter Mehrwert gegenüber einem rein internen DSB.

Ein professioneller externer Datenschutzbeauftragter nutzt in der Regel erprobte Prozesse und digitale Tools, etwa zur:

• Verwaltung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten,

• Bearbeitung von Betroffenenanfragen,

• Erstellung von Datenschutz-Folgenabschätzungen,

• Organisation von Mitarbeiterschulungen.

Diese standardisierten Werkzeuge sorgen für Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit.

Im Gegensatz zum internen Datenschutzbeauftragten entstehen bei einem externen DSB keine Lohnnebenkosten, kein Fortbildungsaufwand und kein Kündigungsschutz. Sie zahlen nur die tatsächlich erbrachte Leistung – flexibel, skalierbar und planbar.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist das häufig die wirtschaftlich sinnvollere Lösung.

Ein interner Datenschutzbeauftragter darf keine Rolle innehaben, die ihn in einen Interessenkonflikt bringen könnte – etwa als IT-Leiter oder Geschäftsführer. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist per Definition unabhängig, objektiv und ausschließlich dem Datenschutz verpflichtet.

Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt gemäß Art. 39 DS-GVO eine Vielzahl an Aufgaben, darunter:

• Beratung der Geschäftsführung in Datenschutzfragen,

• Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben,

• Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitern,

• Datenschutz-Folgenabschätzung und deren Überprüfung,

• Kontaktstelle für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen,

• Unterstützung bei der Meldung von Datenschutzvorfällen.

Viele Anbieter stellen dabei nicht nur eine einzelne Person zur Verfügung, sondern bieten ein ganzes Team an Experten – etwa für juristische Sonderfälle oder IT-Sicherheit.

Die Nichtbestellung trotz bestehender Pflicht kann schwerwiegende Folgen haben:

• Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist,

• Reputationsverlust durch öffentlich gewordene Verstöße,

• Abmahnungen durch Wettbewerber oder Verbände,

• behördliche Prüfungen und Auflagen.

Diese Risiken lassen sich durch die rechtzeitige Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten zuverlässig vermeiden.

Die Bestellung erfolgt durch einen Dienstleistungsvertrag, in dem Rechte, Pflichten und Umfang der Leistung definiert werden. Häufige Bestandteile:

• Datenschutz-Initialaudit,

• Erstellung einer Risikoanalyse,

• Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems,

• Durchführung regelmäßiger Schulungen,

• Unterstützung bei der laufenden DSGVO-Compliance.

Die Zusammenarbeit erfolgt digital, effizient und in enger Abstimmung mit internen Ansprechpartnern.

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für viele Unternehmen gesetzlich verpflichtend – aber auch eine Chance. Ein professioneller externer Datenschutzbeauftragter sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern bringt auch Struktur, Effizienz und Best Practices ins Unternehmen.

Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Beauftragung eines externen Experten eine kosteneffiziente und nachhaltige Lösung. Mit seinem Wissen, seinen Tools und seinem Netzwerk bietet er echten Mehrwert – weit über die bloße Erfüllung gesetzlicher Pflichten hinaus.